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干部人事档案的整理

发布时间:2020-02-10 00:00:00    浏览次数:

一、干部人事档案的整理工作

干部人事档案的整理工作,是档案建设的基础工作之一。它是以个人为单位,将收集起来的干部人事档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。

(一)干部人事档案整理的类型

1、新建档案的整理。这是比较系统、全面的整理,主要是对转岗或新走上干部工作岗位人员的整理,如新分配的大学生,新提拔、聘任的干部,军队转业干部等。

2、对档案补充新内容的整理。是将新产生的一些新的干部人事档案材料补充到档案中去的整理。

3、对档案进行清理的整理。是对干部人事档案按有关落实政策的文件规定进行清理。这种档案整理类型,是在特定的历史条件下产生的,属于特殊种类,一般不常用。整理的主要目的是,按有关规定清出历次运动中形成的冤假错案材料。

(二)干部人事档案整理的方法

1、集中时间、集中人力的整理。这种方法,是管档单位在一定时间内,抽调有关人员集中进行整理。

2、日常工作中的整理。就是档案管理人员在日常工作中,对新接收档案或材料所进行的立卷、归档等工作。

(三)干部人事档案整理的要求

1、整理干部人事档案须做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。通过整理使每卷档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。

2、整理干部人事档案的人员,必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理干部人事档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责地做好整理工作。

(四)整理档案工作中应注意的事项

整理工作中,集中了大量的档案材料,只有做好安全保密工作,才能保证整理工作的顺利进行。因此,要求参加整理档案的人员,必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作的有关规定,严格遵守安全保密制度,保守党和国家的秘密。

1、在整理档案时,严禁吸烟,以确保档案的安全。不能随便议论和泄露干部人事档案内容。

2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

3、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料须进行登记,经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

4、在整理中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露干部人事档案内容。

(五)整理前需要做的准备工作

在整理干部人事档案之前,要做好准备工作,这对保证整理工作顺利地进行,有十分重要的意义。具体说整理前的准备工作,主要有四个方面的内容:

1、干部人事档案材料的准备。在整理之前,对所管理的干部人事档案应进行材料的全面收集。收集可采取多种形式,多种渠道,如:发通知、打电话,分级负责归口收集等,向组织、人事干部、审干、纪检等材料形式部门进行收集。

2、人员的准备。管档卷数多,人员配备少的单位,整理任务较重时需要抽调人员集中整理。要挑选政治和业务素质较好的党员干部,并具有一定的干部人事工作业务知识,文字书写工整的人员参加。抽调人员的数量可根据整理档案数量的多少来定。整理人员确定后,在整理前,要对他们进行严格的业务培训,要学习文件、熟悉业务、掌握有关的政策规定,明确工作要求和整理工作的各道工序、步骤以及实际操作技术。可以采取先试行整理,达到标准后,再正常的开展整理工作。

3、经费的准备。整理工作需要购买工具、整档用品等,因此,在整理工作前要根据整理数量的多少,申请一定数额的经费。

4、物质的准备

1)整理室。整理干部人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、复制等,并且要求安全和保密,因此,就需要一定的场地。干部人事档案管理部门在整理档案之前,应该准备相应的操作室,以备使用。

2)工具。整理干部人事档案需要进行一些技术加工,因此,要配备一些整理工具。一般有缝纫机、打眼机、切纸机、剪刀、铁夹、钩针、复印机等。

3)用品。整理干部人事档案要备齐必要的用品,就是要按新《条例》附件的规定,准备标准的干部人事档案卷皮、目录纸、裱糊纸、分类纸、化学胶水、职务变动登记表等。同时,还应该准备几种在整理工作中用的登记表格,如:整理干部人事档案登记表、销毁材料登记表、缺少材料登记表等。

(六)整理档案的基本步骤

整理干部人事档案,一般有八个步骤:

第一步,鉴别。

第二步,分类。

第三步,排序。

第四步,编目。

第五步,复制。

第六步,技术加工。

第七步,装订。

第八步,验收。

二、档案材料的技术加工

由于历史的种种原因,干部人事档案材料外部形式有的纸面过长过宽,有的过小过窄,有的材料出现了卷角、折皱和破损等现象。对这些大小不一,卷角折皱和破损的档案材料在不损害档案材料的文字内容,保持档案历史原貌的前提下,对其外部形式进行技术性处理的工作,就是干部人事档案材料的技术加工,它是整理工作的一项重要内容。

档案材料技术加工主要的几个方面:对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工的方法有:剪裁或折叠;裱糊;加边与包边;拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈蚀材料。

1、折叠档案材料的方法

拆叠,就是对超出16开(260 x 190mm)规格,又不能剪载的档案材料进行折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等方法。折叠的材料要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,并便于打开阅读。

2、需要裱糊的材料及裱糊的主要方法

对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊。裱糊就是用胶水作黏合剂,用托裱和贴补的方法将档案材料固定在衬纸上的一种档案保护工艺。裱糊的方法有:单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱等方法。

1)单面裱糊就是对小于16开规格,单面有文字或纸张较为脆薄的单面档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:先将档案材料有文字的一面朝下放置在工作台上,在材料的背面用毛笔均匀地将胶水刷在档案材料上,一边铺平整,一边用手将衬纸排齐。

2)鱼鳞托裱法就是对一份小于16开规格,两面都有字的干部人事档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:先将档案材料最后一页背面的右边沿刷上胶水,然后将档案材料翻过来与衬纸右边比齐后黏贴在衬纸上,接着将倒数第二页档案材料按上述程序,将其黏贴在衬纸上的最后一张档案材料的左侧半公分左右处。其余以此类推,直到把所有的档案材料全部黏贴在衬纸上。注意:托裱后的档案材料的上、下边沿要与衬纸上、下边沿距离大致相等。档案材料的上、下要一边齐,页页相盖,从第一页起,依次向右延伸出半公分左右,形状类似鱼鳞,因此叫鱼鳞托裱法。

 

图示:

档案

材料

的左

侧边

沿进

行粘

 

 

3)梯形托裱法

梯形托裱法是对小16开、一份数页,材料正、反双面都有文字内容的档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:应先将最后一页材料上边沿的背面刷上胶水,与衬纸的下边沿比齐黏贴在一起,然后将倒数第二页档案材料的上边沿背面刷上胶水与最后一页材料的左右边沿比齐,并向上移半公分左右黏贴在衬纸上。以此类推,页页覆盖,形如梯状,因此叫梯形托裱法。

图示:

1

2

3

4

 

三、干部人事档案材料的装订及验收

1、装订需注意的问题:

1)目录与材料核对无误。

2)把全卷材料理齐。材料条件好的要做到四边齐;材料条件差的要保证三边齐、上边基本齐。

3在材料在侧用切纸打孔机竖直打好装订孔,孔距规格应和档案夹或档案卷皮相符。档案卷皮书定档案人姓名,使用新型干部人事档案夹的,姓名、籍贯、档案号要书写规范,书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

2、档案正本分册的方法

干部人事档案正本材料过多,装订一册太厚的,可分册装订,每册厚度一般不超过2.5厘米

1)切开法。这种方法适合于十个类别材料大体相等的干部人事档案。如将前边几个类别装订为正本之一,后几个类别装订为正本之二。如果材料再多,也可分为三册。将一、二、三、四类装订为正本之一;五、六、七类装订为正本之二;八、九、十类装订为正本之三。分册时以哪几个类别为一册,应根据材料的数量多少而定。

2)截取法。这种方法是将材料最多的类别单独装订为一册,其他各类材料装订为一册。如材料较多的五类或八类,可单独装订为正本之二,其余各类装订为正本之一。

3)专题法。这种方法适合于某一类材料中某一部分材料特别多的干部人事档案。如五类材料较多,可将五类材料单独装订一册;再如八类材料中,犯过多次错误,可将其中一个错误的材料单独装一册。

干部人事档案分册时应注意的事项:

(1)          正本不足2.5厘米厚不考虑分册问题。

(2)          分册后,每册档案厚度应大体相同。

(3)          各个分册的封皮上应注明档案正本共分几册,

    本册为第几册。

(4)          分册应维护干部人事档案内容的有机联系,一

          般不得将同一类别的材料割裂成两大块内容,

分别放在两个分册里,以防影响干部人事档案的利用,造成工作上的失误。

3、验收档案的主要内容

验收是干部人事档案装订成卷后,按照有关文件规定,系统全面地检验档案是否合格的一项工作。它是干部人事档案整理工作中最后的把关,也是消灭差错的必要环节。入库档案复查验收主要内容有:

1)检验卷内的档案材料是否都属于该人的,有无张冠李戴现象,撤出材料是否符合规定。

2)材料分类是否准确,内容交叉的材料前后归类是否一致,每类材料的排列是否有序,方法是否得当。

3)检验目录登记与实际材料是否相符,材料名称、制成时间、份数、页数的填写是否准确,留下的空格是否适当,字迹是否工整、清楚。

4)材料上的金属物是否已全部拆除,裱糊、折叠是否合乎要求。

5)检验装订的档案材料是否四边整齐,有无压字,伤字现象,卷内材料的位置是否准确,卷夹封面书写是否规范整洁。

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